Capacita la UAEM a personal responsable de archivos

Por Oswal Alonso

La UAEM llevó a cabo una capacitación dirigida a responsables de archivos de sus diversas áreas productoras de documentación, el pasado 25 de junio en el Auditorio Emiliano Zapata.

Carlos Alberto Hernández Temamatla Figueroa, director de Gestión de Archivos, estuvo a cargo de la capacitación, donde destacó temas como la modernización y eficiencia en la administración documental de la universidad.

Los puntos que se trataron en la capacitación fueron: Digitalización de expedientes con valores históricos: tema fundamental para la preservación y acceso al patrimonio documental de la UAEM; Expedientes electrónicos: implementación y gestión adecuada de documentos en formato digital; Inventario general: estrategias para organización y control exhaustivo de fondos documentales; y Bajas documentales: procedimiento correcto para eliminar documentos que han cumplido su ciclo de vida legal y administrativo.

Hernández Temamatla, enfatizó que la Dirección de Gestión de Archivos de la UAEM, trabaja activamente en la conservación y preservación del patrimonio documental histórico de la institución, a través de inventarios, digitalización, cambio de guardas y limpieza.

Este esfuerzo, dijo, se sustenta en la Ley General de Archivos de 2018, que establece principios para la organización y administración homogénea de archivos públicos.

El funcionario comentó que la UAEM, como organismo autónomo, está obligada a evitar malas prácticas archivísticas y modificar sus procesos de emisión, clasificación y eliminación de documentos, con el objetivo principal de propiciar la rendición de cuentas y la transparencia en este tema.

Ejemplificó el caso de éxito de la Universidad en Zacatecas, al transformar bodegas colapsadas de contabilidad, en espacios organizados, facilitando auditorías de diversos órganos fiscalizadores y demostrando una verdadera rendición de cuentas integral, que va más allá de solicitudes de información y publicaciones en plataformas de transparencia.

“Los archivos universitarios siguen un ciclo vital que incluye la documentación activa en los archivos de trámite con valores administrativos, legales y fiscales, la cual transita posteriormente al archivo de concentración para procesos de auditoría y revisión”, comentó.

Esta iniciativa de la Dirección de Gestión de Archivos, busca fortalecer las capacidades del personal universitario en el manejo de la información, promoviendo prácticas que garanticen la transparencia, la eficiencia y la conservación del acervo documental de la UAEM.

Fotos: José Luis Arroyo.